Veranstaltungsevaluation

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Planung einer Veranstaltungsevaluation

Eine Veranstaltung kann in Form einer Schulung/Ausstellung, eines Trainings/Workshops/Seminars oder einer Konferenz etc. durchgeführt werden. Wir verwenden für das Feedback einheitlich den Begriff „Veranstaltungsevaluation“ (VE).

Unabhängig davon, ob Sie selbst Veranstalter sind oder ob Sie für eine Organisation Teilnehmende zu Veranstaltungen anmelden, ist eine sorgfältige Planung für den Erfolg einer Veranstaltungsevaluation unerlässlich. Die Evaluation einer Veranstaltung liefert wertvolle Erkenntnisse über die Erfahrungen der Teilnehmenden und ggf. über das Lernverhalten. Die Auswertung des Feedbacks ist unerlässlich, um positive und negative Aspekte der Veranstaltung zu erkennen und Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken.

Als kompetenter Partner und Berater unterstützen wir Sie hierbei:

• Projektmanagement

• Kick-Off Meeting Veranstaltungsevaluation

• Zielsetzung definieren

• Fragebogen und Durchführungsart festlegen

• Individuelle Fragebogenentwicklung

Mehr hierzu:

Eine sorgfältige Planung ist die Grundlage für eine richtige Entscheidung. In vielen Fällen sind vor der endgültigen Entscheidung weitere Informationen zu den Inhalten, Formen und Kosten und Nutzen erforderlich. Gerne stellen wir Ihnen diese Informationen im Rahmen eines unverbindlichen Angebots und auf Wunsch in Form einer Konzeptpräsentation zur Verfügung.

Im Kick-off-Meeting wird ein gemeinsames Verständnis über die Zielsetzung sowie den Umgang mit den Befragungsergebnissen der Veranstaltungsevaluation geschaffen.
Darüber hinaus wird der Prozess der Veranstaltungsevaluation von der Planung über die Durchführung zur Auswertung skizziert und der richtige Zeitpunkt für die Umfrage festgelegt (z. B. kurz vor Ende der Veranstaltung, am Ende der Veranstaltung oder einen Tag nach der Veranstaltung).
Schließlich wird der Fragebogen sowie die Durchführungsart (Online, Papier oder Hybrid) festgelegt.

Der Fragebogen und sein Design werden auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten entwickelt.
Als Grundlage kann der ISPA-Basisfragebogen herangezogen und individuell angepasst werden. Ebenso besteht die Möglichkeit, bereits vorhandene Fragebögen auf Qualitätsstandards und Schwachstellen zu überprüfen.

Bei der Wahl und dem Design des Fragebogens bestehen grundsätzlich drei Möglichkeiten:

1. ISPA-Basisfragebogen mit ca. 23 Fragen und sieben offenen Freitextfeldern.

2. Kundenfragebogen ohne oder mit Modifikationen. Gerne unterstützt die ISPA consult GmbH Sie bei der Optimierung, beispielsweise durch Verkürzung und Ergänzung des Fragebogens.

3. Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen und dem Projektteam einen neuen Fragebogen. Das Ergebnis ist kein Standardfragebogen, sondern ein maßgeschneiderter Fragebogen, der Ihre individuellen Besonderheiten berücksichtigt.

Der ISPA-Basisfragebogen bietet:

  • ein Skalenniveau: intervallskaliert
    • 4er Skala ((1) = „trifft völlig zu“, (2) = „trifft eher zu“, (3) = „trifft eher nicht zu“, (4) = „trifft gar nicht zu“)
    • 6er Skala ((1-6) = Gesamtnote zur Veranstaltung/Schulung/Seminar/Training)

Anonymitätszusicherung – Wie wird der Datenschutz gesichert?

Die Gewährleistung des Datenschutzes ist für uns von höchster Bedeutung. Wir möchten Ihnen daher versichern, dass wir alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um Ihre Daten zu schützen.

Der Schutz und die EU-DSGVO-konforme Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten haben bei der ISPA consult GmbH höchste Priorität.

Im Folgenden erhalten Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

Die ISPA consult GmbH handelt strikt nach der Datenschutzgrundverordnung und arbeitet eng mit einem externen, professionellen Datenschutzbeauftragten zusammen (datenschutz@ispa-consult.de).
Ein besonderes Augenmerk gilt den technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.
Darüber hinaus werden klar definierte Mindestauswertungsgrenzen festgelegt.
Die Anonymitätssicherung gilt sowohl für die Papier-/Online- als auch für die Hybrid-Variante.
Die ISPA consult GmbH gewährleistet, dass die Anonymität bei der Datenerhebung der Veranstaltungsevaluation gemäß der Datenschutzgrundverordnung jederzeit gewahrt bleibt. Die Sicherung der Anonymität ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass die Teilnehmenden ihre Rückmeldung frei und offen geben können. Deshalb darf der Feedbackempfänger keine Möglichkeit haben, die eingegangenen Beurteilungen einzelnen Feedbackgebern zuzuordnen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Durchführung der Veranstaltungsevaluation, beispielsweise bei folgenden Aufgaben:
– Bei Onlinebefragungen senden wir Ihnen die Zugangsdaten zu oder verteilen diese an die Teilnehmenden.
– Wir organisieren auch die Rückgabe der ausgefüllten Papier- oder Online-Fragebögen. Die Durchführung der Veranstaltungsevaluation erfolgt in einem festgelegten Zeitrahmen.

Die Entscheidung, ob Online-, Papier- oder Hybridbefragung, muss bereits in der Planungsphase getroffen werden. 

QR-Code für die Verteilung des Online-Fragebogens an Ihre Teilnehmenden

Um das Feedback bei den Teilnehmenden einholen zu können, erhalten Sie von uns den QR -Code/Link bei Onlinebefragungen bzw. den Papier-Fragebogen, zur Weiterleitung/Verteilung.

Die Veranstaltungsevaluation ist gestartet – nach Abschluss des Befragungszeitraumes werten wir den Rücklauf aus und informieren unsere Auftraggeber.

Wie findet die Datenerfassung statt?

Nach Ablauf des vereinbarten Auswertungszeitraums erfolgt die Auswertung der Fragebögen und der anschließende Versand der Auswertung an den Auftraggeber.

Wir freuen uns, Ihnen nun die Ergebnisse präsentieren zu können.

Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse können Sie nun die Stärken und Schwächen Ihrer Veranstaltung identifizieren und durch gezielte Verbesserungsmaßnahmen Ihren Vorsprung durch Weitblick weiter ausbauen.

 Auf Wunsch stellen wir Ihnen die Ergebnisse in Form der folgenden Berichts- und Übersichtsformen zur Verfügung:

Detailbericht - Bericht je Veranstaltung

Epochenbericht - Bericht für die vereinbarte Zeitspanne (viertel-, halbjährlich o.ä.)

Erläuterung

Häufigkeiten (in %):
   – n: Anzahl Teilnehmer*innen, die die jeweilige Frage beantwortet haben
   – Darstellung der relativen Häufigkeitsverteilung („trifft völlig zu“ – „trifft gar nicht zu“)
   – Balken (grafisch)
   – Prozentuale Verteilung

Mittelwerte (mw):  Balken rot: Orientierungshilfe
Median (md): Balken blau: Orientierungshilfe
Standardabweichung (s)

Sonderauswertungen

Ergebnis- oder Mittelwertübersicht

Optional:
Die Evaluationsergebnisse können optional von der ISPA consult GmbH Online oder in Präsenz vorgestellt werden.
Und wenn nun die Frage aufkommt „Was können wir mit diesen Ergebnissen weiter tun …?“
Dann geht es weiter zur „Umsetzung“

Veranstaltungsevaluation Umsetzung

Die ISPA consult GmbH gibt Ihnen erfahrungsgestützte Impulse und Ansätze zur Optimierung der Veranstaltungen.

• Umsetzungsworkshops – von und mit Experten – zur Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen.

• Prozess- und Inhaltsberatung; profitieren Sie von unseren langjährigen Erfahrungen.

Diese sind ein wichtiger Ausgangspunkt für einen erfolgreichen und wirkungsvollen Follow Up und weiterhin gute Veranstaltungsbewertungen.