Mitarbeiterbefragung

Kontakt

Mitarbeiterbefragung - Planung

Für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Als kompetenter Partner unterstützen wir Sie hierbei:

  • Ausarbeitung Projektauftrag

  • Wahl und Design des Fragebogens

  • Ablauf-Planung Mitarbeiterbefragung

  • Garantierte Anonymitätssicherung

Mehr hierzu:

Eine gute Planung hilft Ihnen bei der richtigen Entscheidung. Oft werden vor der endgültigen Entscheidung eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen noch Informationen benötigt zur Anzahl der Teilnehmenden, angedachte Inhalte, Formen oder Kosten und Nutzen der Mitarbeiterbefragung. Wir bieten Ihnen im Rahmen eines unverbindlichen Angebots und auf Wunsch einer Konzeptpräsentation die benötigten Informationen hierzu an.

Bei der Wahl und Design des Fragebogens kommen grundsätzlich 3 Möglichkeiten in Betracht:

  1. ISPA-Basisfragebogen mit 16 Themenfeldern und drei offenen Freitextfeldern (ca. 120 Items).
  2. Kundenfragebogen ohne oder mit Modifikationen. Die ISPA consult GmbH bietet hier gerne Unterstützung an bei der Optimierung (Verkürzung des Fragebogens, Ergänzung von Themenfeldern, Skalierung).
  3. Gemeinsame Entwicklung eines neuen Fragebogens in Co-Produktion mit der ISPA consult GmbH und dem Projektteam des Firmenkunden. Das Ergebnis ist kein Fragebogen „von der Stange“, sondern ein maßgeschneiderter Fragebogen unter Berücksichtigung unternehmensspezifischer Besonderheiten.

Die ISPA consult GmbH verfügt zudem über ein großes Repertoire an speziellen Fragebogen wie zum Beispiel zur Gefährdungsbeurteilung, für eine Auszubildendenbefragung oder die Mitarbeiterbefragung compact für kleine und mittlere Unternehmen.

Nehmen Sie diesbezüglich gerne Kontakt mit uns auf.

Abb.: Muster eines Online-Fragebogens.

Der Ablauf der Mitarbeiterbefragung ist durch die vier Hauptprozesse – Planung, Durchführung, Auswertung und Umsetzung –  vorstrukturiert. Innerhalb dieser Hauptprozesse sind wichtige Teilprozesse und Ereignisse zu benennen, die in eine zeitliche Reihenfolge zu bringen sind. Gerne erstellen wir mit Ihnen einen konkreten Ablaufplan.

Abb.: Beispiel Meilensteinplan für eine Mitarbeiterbefragung

Die Einhaltung und Wahrung der Anonymität der Mitarbeitenden bei der Durchführung einer Befragung ist sehr wichtig und zudem ausschlaggebend für die Teilnahme. Die ISPA consult GmbH garantiert die strikte Einhaltung der Anonymität der personenbezogenen Daten nach der EU-Datenschutzgrundverordnung, durch einen externen Datenschutzbeauftragten, gestützt auf ein ausgearbeitetes, gut dokumentiertes System von nachprüfbaren und einsehbaren Sicherungsmaßnahmen.

Ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen wird vor Beginn des Projekts mit dem jeweiligen Kundenunternehmen vereinbart.

Mitarbeiterbefragung - Durchführung

Bei der Durchführung der Mitarbeiterbefragung unterstützen wir Sie gerne bei folgenden Aufgaben:

  • Erstellung und Druck des Papier-Fragebogens und Erstellung des Online-Fragebogens
  • Verteilung der Zugangsdaten bei Onlinebefragungen bzw. Verteilung des Papier-Fragebogens
  • Fristgerechtes Ausfüllen des Fragebogens und Sicherung der Teilnahme
  • Organisation der Rückgabe der ausgefüllten Papier- oder Online-Fragebogen

Die Durchführung der Mitarbeiterbefragung erfolgt in einem festgelegten Zeitrahmen. Die Frage, ob Online-, Papier- oder Hybridbefragung, muss bereits in der Planungsphase entschieden werden. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dem teilnahmeberechtigten Mitarbeitenden die Wahl zwischen Papier- oder Online- Fragebogen zu überlassen.

Mehr hierzu:

  • Für die Durchführung der Mitarbeiterbefragung erstellen wir gerne mit Ihnen einen nutzerfreundlichen Online-oder Papierfragebogen, unter Berücksichtigung Ihres Unternehmenslayouts.
  • Der Druck der Papierfragebogen kann sowohl von uns als auch in Eigenregie von Ihnen übernommen werden.
  • Bei der Online-Mitarbeiterbefragung sendet die ISPA consult GmbH E-Mails mit dem Link zum Fragebogen und dem jeweiligen Passwort an die Teilnehmenden unter Wahrung der Anonymität und Einhaltung der EU-DSGVO. Alternativ können auch TAN-Briefe oder TAN-Kärtchen versendet oder verteilt werden.
  • Die Verteilung der ausgedruckten Papier-Fragebogen für die Mitarbeiterbefragung an die teilnahmeberechtigten Mitarbeitenden erfolgt im Regelfall innerbetrieblich und zwar entweder direkt an die einzelnen Adressaten oder auch indirekt (über die jeweiligen Führungskräfte).
  • Wichtig ist, dass die vorliegenden Papier- oder Online-Fragebogen fristgerecht, d.h. innerhalb des vorgegebenen Zeitraums (im Regelfall 14 Tage + Verlängerungswoche) ausgefüllt werden. Je nach Vereinbarung während oder außerhalb der Arbeitszeit.
  • Profitieren Sie von der jahrelangen Befragungserfahrung der ISPA consult GmbH mit Mitarbeiterbefragungen. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie eine höhere Teilnahmequote erreichen.
  • Hotliner der ISPA consult GmbH stehen Ihren Mitarbeitern bei technischen und anderen Fragen gerne zur Seite.
  • Ausgefüllte Papier- Fragebogen können entweder über Sammelstellen im Unternehmen gebündelt an die ISPA consult GmbH gesendet werden oder durch Direktversand mit Rückumschlägen.
  • Nach der Durchführung der Mitarbeiterbefragung werden die ausgefüllten Online- Fragebogen SSL-verschlüsselt sicher an die ISPA consult GmbH transferiert.

Professionelle Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

In der Auswertungs- und Berichtserstellungsphase unterstützt Sie die ISPA consult GmbH bei folgenden Aufgaben:

  • Eingangskontrolle und Ermittlung der Rücklaufquoten
  • Dateneingabe bei Papier- und Online-Fragebogen
  • Datenauswertung der Mitarbeiterbefragung und Berichtserstellung
  • Ergebnispräsentation und interne Kommunikation der Ergebnisse
  • Vergabe Zertifikat der ISPA consult GmbH mit Siegel

Mehr hierzu:

1. Berechnung der Rücklaufquoten

Die ISPA consult GmbH gibt Ihnen in regelmässigen Abständen nach Eingang und Kontrolle der ausgefüllten Fragebogen Rückmeldung darüber, wie viele Mitarbeitende bereits an der Befragung teilgenommen haben. Nach Wunsch erfolgt die Rückmeldung auch gesondert für einzelne Organisationseinheiten bzw. Abteilungen. So behalten Sie den Überlick und können rechtzeitig durch interne Kommunikation handeln, falls die Teilnahme zu gering ist. 

2. Anforderungen an die Höhe der Rücklaufquoten  

Die ermittelten Rücklaufquoten sollten schon aus Gründen der Repräsentativität möglichst hoch sein. Der Durchschnitt liegt im Regelfall bei über 66%.

Eine gute Planung und Informationen im Vorfeld einer Mitarbeiterbefragung haben hierbei genauso positiven Einfluss auf die Rücklaufquote, wie sichtbare Veränderungsmaßnahmen im Nachgang.

Wir bieten Papier-Befragungen, Online-Befragungen und Hybrid-Befragungen an.

1. Papier-Befragungen: die Dateneingabe erfolgt durch automatisches Einscannen der ausgefüllten Fragebogen, die zuvor mit einem Barcode versehen worden sind.

Auch größere Datenmengen können von der ISPA consult GmbH in kürzester Zeit anforderungsgerecht bewältigt werden.

2. Online-Befragungen: die Dateneingabe erfolgt unmittelbar durch die Teilnehmenden der Befragung. Grundsätzlich besteht sowohl bei nationalen als auch internationalen Mitarbeiterbefragungen die Möglichkeit, unter verschiedenen angebotenen Sprachen zu wählen. Bei technischen Problemen steht Ihnen der Service der ISPA consult GmbH-Hotline zur Verfügung, an den sich die Mitarbeitenden wenden können.

3. Hybrid-Befragungen, eine Mischform von Papier und Online, die Dateneingabe der Papier- Fragebogen erfolgt durch Einscannen und der Online-Fragebogen durch Eingabe der Teilnehmenden direkt.

Nach Eingangskontrolle und Ermittlung der Rücklaufquoten, gefolgt von der Dateneingabe ist die Datenauswertung und Berichtserstellung ein wichtiger Teilprozess, der erstmals entscheidungsrelevante Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung hervorbringt.

(1) Automatisierte und teilautomatisierte Datenauswertung

Die Auswertung der eingegebenen Daten erfolgt durch unterschiedliche Tools und Softwarelösungen, die ISPA consult GmbH situationsspezifisch für den Kunden bereithält und anwendet.

(2) Wahlmöglichkeit zwischen verschiedenen Berichtsformen

Wir bieten unterschiedliche Berichtsformen an:

  • Gesamt- oder Detailberichte, graphisch detailliert ausgearbeitet, mit Häufigkeitsverteilungen und Mittelwerten für einzelne Items. Gesamtberichte eignen sich besonders zur kompakten Präsentation von Daten auf Konzern- oder Unternehmensebene. Detailberichte dienen der Präsentation von Daten für nachgeordnete Unternehmens- oder Auswertungseinheiten (Geschäfts-/ Funktionsbereiche, Regionen, Standorte, Abteilungen).
  • Erweiterte Ergebnisübersicht mit statistischen Angaben (Häufigkeitsverteilungen, Mittelwerte, Mediane, Standardabweichungen, Varianzen) im Excelformat. Diese Art der Übersicht eignet sich besonders zur Übersicht von Ergebnissen nach statistischen Merkmalen (Geschlecht, Alter).
  • Sonderanalysen, wie z.B. Kreuztabellen oder Mittelwertübersichten. Sie dienen der schnellen Übersicht und dem Vergleich der wichtigsten Ergebnisse.

Abb.: Auszug aus einem Bericht der ISPA consult GmbH über die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung.

(3) Benchmark-Service

Innerhalb der Gesamt- oder Detailberichte gibt es die Möglichkeit des internen und externen Benchmark-Vergleichs:

  • Beim internen Benchmarking können Unternehmen z.B. durch Zeitvergleiche Ihre Ergebnisse mit einer vorigen Befragung vergleichen oder durch Mittelwertvergleiche Auswertungseinheiten untereinander oder mit dem ermitteltem Gesamtdurchschnittswert des Unternehmens vergleichen.
  • Beim externen Benchmarking besteht die Möglichkeit, dass sich das Unternehmen mit branchenspezifischen oder branchenunspezifischen Durchschnittswerten vergleichen kann.

           Die ISPA consult GmbH bietet folgende Arten von externen Benchmarks an:

  1. Branchenunspezifische Benchmarks aus verschiedenen Branchen.
  2. Branchenspezifische Benchmarks aus einzelnen Branchen wie der Metall- und Elektrobranche, Verwaltung/Städte, Papier-, Verlags- und Druckbranche (Medien).

(4) Offene Fragen

Die ISPA consult GmbH bietet die Möglichkeit der Erfassung und Auswertung von „Offenen Fragen“ an.

Unserer Erfahrung nach werden offene Fragen von mindestens einem Drittel der Befragten genutzt, um mehr oder weniger ausführlich in eigenen Worten zu berichten, „was ihnen unter den Nägeln brennt“, ohne durch vorgefertigte Fragen und vorgegebene Antwortmöglichkeiten beengt zu sein.

Wir bieten eine effektive und effiziente Auswertung der offenen Fragen unter Wahrung der Anonymität der Antwortgebenden.

Die Ergebnisse von „Offenen Fragen“ werden in einem Sonderbericht grafisch dargestellt anhand von „dreidimensionalen Säulendiagrammen“, „Spinmaps“ und „Wortwolken“.

Abb.: Dreidimensionales Säulendiagramm

Abb.: Spinmap

Abb.: Wortwolke

In Großunternehmen mit vielen Auswertungseinheiten kann die Anzahl der angeforderten und erstellten Detailberichte mehrere Hundert erreichen. Für diesen Fall bietet die ISPA consult GmbH das hauseigen entwickelte IRP-Tool „Interactive Report Program“ an. Mit diesem Programm steuern Sie selbst, wer wann welchen Bericht bzw. Detailbericht erhält.

(1) Präsentationen der Mitarbeiterbefragungsergebnisse durch die ISPA consult GmbH

Die ISPA consult GmbH erstellt die Ergebnispräsentation mit den wichtigsten Befunden und Ergebnissen auf Basis des Gesamtberichts bzw. des entsprechenden Detailberichts. Wichtige Handlungsfelder werden aufgezeigt, kommentiert und geeignete, erfahrungsgestützte Handlungsempfehlungen ausgesprochen.

Gerne präsentieren wir vor Ort die wichtigsten Ergebnisse im Mitarbeiterbefragungs-Projektteam, Managementteam/oberen Führungskreis, beim Personal- bzw. Betriebsrat oder in einer Informations-/Betriebs-/Personalversammlung.

(2) Kommunikationskonzepte und Regelung der Zugangsberechtigungen   

Für die Akzeptanz der Befragungsergebnisse und die Bereitschaft an der nachfolgenden Umsetzung aktiv mitzuwirken ist die gelungene Kommunikation der Befragungsergebnisse von großer Bedeutung. Um alle Mitarbeitenden bedarfsgerecht zu informieren entwickelt die ISPA consult GmbH auf Wunsch und in Absprache mit Ihnen ein maßgeschneidertes Kommunikationskonzept. In diesem wird zielgruppengenau festlegt, wer welche Befragungsergebnisse wann und wie erhalten soll und wie der Zugang zu diesen Informationen geregelt sein soll.

(3) Ergebnispräsentationen durch Führungskräfte und Unterstützungsmöglichkeiten

Nach Bedarf und Wunsch übernimmt die ISPA consult GmbH das Moderatorentraining für Führungskräfte und bietet Unterstützung in Form von Individual- und Gruppencoachings an. Statt Moderatorentrainings und Coachings stehen auch moderierte Ergebnisdurchsprachen zur Wahl, die von der ISPA consult GmbH geplant und durchgeführt werden.

Abb.: ISPA-Mitarbeiterzufriedenheits-Siegel

Wir bestätigen die erreichte „Mitarbeitszufriedenheit“ durch ein Zertifikat mit dem ISPA-Siegel, das darüber Auskunft gibt, wie die Beschäftigten im Zeitpunkt der Datenerhebung ihre Arbeitsbedingungen beurteilen.

Mitarbeiterbefragung - Umsetzung der Ergebnisse

In der Umsetzungsphase unterstützt die ISPA consult GmbH Sie gerne bei folgenden Aufgaben:

  • Organisation der Umsetzungsplanung
  • Follow-up Activity Planner 
  • Optimierung des Umsetzungsprozesses
  • Weitere Unterstützungsmaßnahmen (Schulungen, Workshops, Coaching)

Mehr hierzu:

Die volle Wirkung entfaltet eine Mitarbeiterbefragung erst dann, wenn auf Basis der Befragungsergebnisse Verbesserungs- und Entwicklungsmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden und damit positive Veränderungen in der Gesamtorganisation herbeigeführt werden. 

Die Mitarbeitenden erwarten Reaktionen und Aktionen nachdem die Befragungsergebnisse feststehen. Daher ist die Umsetzungsphase einer Mitarbeiterbefragung genauso wichtig wie die Durchführungsphase, wenn nicht sogar die wichtigste Phase. Doch welche sind die richtigen Maßnahmen?

Auch in dieser sehr wichtigen Phase, unterstützt und berät Sie die ISPA consult GmbH mit den passenden Werkzeugen. Gerne erarbeiten wir mit Ihnen einen konkreten Umsetzungsplan mit notwendigen Inhalten.

Um den Überblick bei den Umsetzungsmaßnahmen zu behalten bietet die ISPA consult GmbH das IT-gestützte FAP-Tool „Follow-up Activity Planner“ an, welches sich bereits mehrfach bewährt hat. Das FAP-Tool ist eine selbstentwickelte spezielle Software für die zentrale Multi-Projekt-Management-Steuerung von Umsetzungsprozessen, die es der zentralen Projektleitung, aber auch den Teilprojektleitern und anderen Zugangsberechtigten erlaubt, sich jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Umsetzung zu machen. Durch farbige Markierungen kann angezeigt werden, ob der Projektfortschritt in einer Auswertungseinheit sich „im Plan“ befindet oder bereits in einem geringen bzw. großen Rückstand ist.

Zur Optimierung der Prozesse und Inhalte bei der Umsetzung Ihrer Mitarbeiterbefragung bietet die ISPA consult GmbH bspw. den Einsatz qualifizierter Moderatoren, Multiplikatoren, Mediatoren und Coaches an; die Erstellung von Ablauf- und Terminplänen, IT-Tools und Checklisten, sowie andere Dienstleistungen unseres „Umsetzungskoffers“.

Die ISPA consult GmbH bietet Ihnen weitere Unterstützungsmaßnahmen für die Umsetzungsphase an, welche einzeln oder im Paket gebucht werden können:

1. Standardisierte Ablauf- und Terminpläne

2. Moderatorenschulung – Mitarbeiterbefragung und Ergebnisdurchsprache (Tagesveranstaltung)

3. Führungskräfteschulung – Umgang mit den Befragungsergebnissen (Halbtagesveranstaltung)

4. Umsetzungsworkshops – Moderierte Workshops (z.B. als World Café) inkl. Planung, Durchführung und Nachbereitung (Fotoprotokoll)

5. Sonstige Beratungsleistungen: Coaching, Teamcoaching  etc.

6. Maßnahmendokumentation nach einer MAB (Mitarbeiterbefragung)

7. Ausarbeitung von weiteren Präsentationen

8. Hotline für Rückfragen von Teilnehmenden