360° Feedback

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Stärken Sie die Führungskompetenzen Ihrer Mitarbeiter.
Die ISPA consult GmbH unterstützt Sie gerne in allen Phasen des 360° Feedbacks, sowohl in der Konzept-, der Befragungs-, Reporting- als auch in der Umsetzungsphase.

360° Feedback auf einen Blick - Gezielt Entwicklung auf den Weg bringen

Mehr hierzu:

Stärken Sie die Führungskompetenzen Ihrer Mitarbeiter.
Die Ziele und Themen des 360° Feedbacks sind vielfältig. Das Hauptziel des 360° Feedbacks lautet:

„Durch ein persönliches Feedback lernen, sich stetig zu entwickeln und die eigene Führungsleistung gezielt zu verbessern. Stärken aufzeigen und gezielt „blinde Flecken“ zu beleuchten.“

Die Grundidee dahinter ist das JOHARI-Fenster. Das JOHARI-Fenster ist eine Darstellung bewusster und unbewusster Persönlichkeits- und Verhaltensmerkmale zwischen der eigenen Perspektive und aus Sicht von anderen Personen bzw. Gruppen. 

Gemeinsam mit unserem Kunden konzipieren wir ein 360° personenzentriertes, schriftliches Feedbackverfahren. Die Zielpersonen – meist Personen mit Personalverantwortung / in Führungspositionen – erhalten Rückmeldung aus dem eigenen Arbeitsumfeld. Parallel erfolgt eine Selbsteinschätzung durch den Feedbackempfänger. In der Auswertung werden die Selbstbild- und Fremdbildeinschätzungen miteinander in Abgleich gesetzt. Die Berichte helfen Stärken, Handlungsfelder und „blinde Flecken“ aufzuzeigen.

JOHARI Fenster – Erklärvideo

Quelle: pinkuniversity.de

In der operativen Vorbereitung des 360° Feedbacks besprechen und bereiten wir gemeinsam mit dem Kunden die folgenden Punkte vor:

  • Personeller, prozessualer und zeitlicher Projektablauf
  • Teilnehmerkreis (Festlegung der Bestandteile des Rollenkonzepts)
  • Fragebogenentwicklung (inhaltlich und methodisch, inkl. Frageformulierung und einheitlichen Antwortskalen, ca. 100 Fragen)
  • Befragungsart (Online / Papier / Hybrid)
  • Aufgabenverteilung
  • Technische Umsetzung / Berichtstemplates
  • Nominierung und Verifizierung
  • Information und Motivation der Teilnehmenden

 

Teilnehmerkreis / Rollenkonzept

In der Vorbereitung ist der Aufbau des Rollenkonzeptes inkl. eindeutiger Zuordnung der Feedbackgeber zum Feedbackempfänger von erheblicher Bedeutung. Hierfür stellt die ISPA consult GmbH, insbesondere für die Auswahl der Feedbackgeber, eine Web-Applikation zur Verfügung, welche einfach und intuitiv zu bedienen ist.

Fragebogenentwicklung

Wir empfehlen das Instrument auf bestehende Kompetenzmodelle, Führungswerte oder Leitlinien aufzubauen. Sollte es diese noch nicht geben können Sie die Gelegenheit nutzen um gemeinsam mit der ISPA consult GmbH Ihre internen Anforderungen an „Führung“ zu definieren. Das Befragungsinstrument sollte sich harmonisch in das Unternehmen einfügen, wie ein Teil der Unternehmenskultur!

Als Grundlage für die Entwicklung des Fragebogens dient das „360° Feedbackcockpit“.

Architektur des Basisfragebogens – 360° Feedbackcockpit

Bei der Entwicklung des Instrumentes geht es darum, „was jemand tut“, und nicht, „wie jemand ist“. Es geht um „Beschreibung“, weniger um „Bewertung“. Mitarbeitende, Vorgesetzte etc. beschreiben das sichtbare Verhalten des Feedbackempfängers. Dadurch werden die Kompetenzen, Fähigkeiten & Fertigkeiten, das Wissen sowie die Einstellungen, Werte und Überzeugungen des Feedbackempfängers sichtbar.

Integration des Fragebogens in die Web-Applikation

Nominierung und Verifizierung – Wie läuft der Feedbackprozess ab?

Die Feedbackempfänger nominieren ihre Feedbackgeber selbstständig über die Online-Plattform (Web-Applikation). Dazu wird eine Mitarbeiterliste des Kunden vorab im System hinterlegt. Fehlende E-Mailadressen können auf Wunsch händisch ergänzt werden. Die Zahl der Rollen (max. 6 Rollen, z.B. Vorgesetzte/r, Mitarbeitende, Kollegen etc.), die Benennung der Rollen und etwaige Nominierungsregeln (Min., Max., etc.) sind flexibel definierbar.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die nominierten Feedbackgeber durch den jeweiligen Vorgesetzten und/oder HR verifizieren bzw. freigeben zu lassen. Wir empfehlen diesen Schritt, da er die Vorgesetzten bereits vor der Befragung in das Projekt involviert und die Qualität der Feedbackgeberauswahl sicherstellt.

Anonymitätszusicherung – Wie wird der Datenschutz gesichert?

Der Schutz und die EU-DSGVO-konforme Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten hat bei der ISPA consult GmbH oberste Priorität.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Hosting der 360° Feedback Applikation in Deutschland (DIN ISO/IEC 27001). Dedicated Server im Datencenter Falkenstein im Vogtland (Deutschland).
  • Die ISPA consult GmbH handelt strikt nach der Datenschutzgrundverordnung und arbeitet eng mit einem externen, professionellen Datenschutzbeauftragten zusammen (datenschutz@ispa-consult.de).
  • Hoher Fokus auf technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.
  • Darüber hinausgehende Maßnahmen, wie z.B. klar definierte Mindestauswertungsgrenzen.
  • Die Anonymitätssicherung gilt sowohl für die Papier-/Online- als auch für die Hybrid-Variante.
  • Klärung im Vorfeld, ob und wem die Ergebnisse neben dem Feedbackempfänger noch zur Verfügung gestellt werden sollen (z.B. dem Vorgesetzten, der Personalleitung etc.) und welchen Zwecken die Informationen dienen sollen (z.B. PE- und OE-Maßnahmen, Personalauswahl, Entscheidung bzgl. leistungsabhängiger Vergütung etc.).

Die ISPA consult GmbH verbürgt sich dafür, dass die Anonymität bei der Datenerhebung des 360° Feedbacks gemäß der Datenschutzgrundverordnung unter allen Umständen gewahrt wird. Die Sicherung der Anonymität ist beim 360° Feedback eine wichtige Bedingung, damit Mitarbeitende, Kollegen, Kunden etc. frei und offen ihre Rückmeldung geben. Der Feedbackempfänger sollte daher keine Möglichkeit haben, die eingegangenen Beurteilungen einzelnen Feedbackgebern zuzuordnen. Ausnahmen sind hierbei das Feedback des direkten Vorgesetzten und ggfs. die Anwendung und Darstellung von offenen Fragen.

Erfolgreiche 360°-Feedbacks.
Die ISPA consult GmbH ist auf die Durchführung von Feedbackbefragungen spezialisiert. Hierfür nutzen wir eine benutzerfreundliche Web-Applikation.

Während der Befragungsphase werden mit Hilfe der Web-Applikation die Umfragen durchgeführt und Reminder versendet.

Mehr hierzu:

Die ISPA consult GmbH stellt dem Kunden eine Web-Applikation zur Verfügung, mit der die Daten erhoben werden. Alle Feedbackteilnehmer werden per E-Mail eingeladen, an der Befragung teilzunehmen (ggf. können Papierfragebögen ergänzend bereitgestellt werden). Es können jegliche Fragebögen des Kunden abgebildet werden. Eine Auswahl aller klassischen Antwortskalen und Einstellungsmöglichkeiten aus vergleichbaren Befragungstools ist vorhanden. Die Befragung erfolgt freiwillig und anonym für Mitarbeiter, Kollegen und Kunden.

Die Web-Applikation …

… verwaltet Feedbackprozesse und Ergebnisse jeglicher Größenordnung in Echtzeit

… ist effizient in der Administration – Plug’n’Play zum raschen Einsatz

… ermöglicht die Verwaltung eines flexiblen Rechtesystems

… kann jegliche Fragebögen des Kunden abbilden

… enthält eine Auswahl aller klassischen Antwortskalen und Einstellungsmöglichkeiten

… ermöglicht die Integration von Papierbefragungen

… ist stabil und skalierbar – egal ob 50, 500 oder 5.000 Feedbackempfänger

… ist benutzerfreundlich und funktioniert auf allen Endgeräten (verfügt über responsives Design)

… ist multilingual

… ist programmiert im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheitsstandards – DSGVO-konform – 

und wird regelmäßig durch externe Sicherheitsanbieter geprüft.

Im Regelfall wird nach der ersten ggf. auch nach der zweiten Feedbackwoche durch die Web-Applikation ein Reminder an die Teilnehmenden versendet. Dieser erinnert noch einmal daran, an der Befragung teilzunehmen.

Es besteht auch die Möglichkeit hausintern nochmals auf die Wichtigkeit der Teilnahme durch gezieltes Marketing hinzuweisen.

Die Leistungsbestandteile in der Reportingphase des 360° Feedbacks beinhalten die Datenaufbereitung und die Auswertung durch das Reporting der Ergebnisse.

Mehr hierzu:

Die ISPA consult GmbH bereitet die Daten durch eine intensive Datenanalyse und Datenvalidierung auf. Die Daten werden – vor der Freischaltung der Web-Applikation – mittels Plausibilitätschecks geprüft.

Bei der Auswertung konzentriert sich die ISPA consult GmbH auf eine präzise, methodisch fundierte, effiziente und zielgruppenspezifische Datenanalyse. Die Berichte offenbaren Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken durch einen Fremdbild- / Selbstbild-Abgleich. Die Berichtsvorlagen werden individuell nach Kundenwunsch erstellt. Die Basis dafür bildet eine Graphenbibliothek, aus der Kunden ihre individuellen Berichtswünsche zusammenstellen können.

Berichtsinhalte:

  • Abgleich Fremdbild – Selbstbild, Benchmarks, offene Antworten
  • Individuelle Feedbackberichte für die Feedbackempfänger und/oder Berichte an die HR-Abteilung etc. (gemäß Vereinbarung)
  • Workbook zur strukturierten Aufarbeitung der Ergebnisse mit Lese- und Interpretationshilfen, Leitfragen zur Identifizierung der wichtigsten Stärken und Potenzialbereiche, Tipps zum Umgang mit kritischen Ergebnissen, etc.
  • Überblick über die gesamten Ergebnisse des Feedback-Prozesses -> aggregierte Ergebnisse
  • Handlungs-Relevanz-Analyse: Wirkungsanalyse auf Ebene des Unternehmens bzw. Gruppen von Führungskräften
  • Handlungsempfehlungen für die Personalentwicklung

Die Ergebnisberichte stehen den Feedbackempfängern direkt nach der Datenvalidierung online zur Verfügung. Auf Wunsch erhalten Vorgesetzte und/oder HR etc. zusätzlichen Zugriff. Gerne erstellen wir auch weitere Zielgruppenberichte. Diese beinhalten z.B. zusammengefasste Ergebnisse mit Benchmarkwerten für die Geschäftsführung oder Personalverantwortliche.

Report – Beispiele:

Gesamtübersicht des 360° Feedbackcockpits

Weitere Darstellungsmöglichkeiten in den Ergebnisberichten:

  • Frage für Frage
  • Darstellung der offenen Fragen und Anmerkungen
  • Integration Handlungsleitfaden mit gezielten Handlungsschritten

Das 360°Feedback dient nicht dem Selbstzweck, sondern als Basis zur Ableitung von Maßnahmen, die darauf abzielen, z.B. das Führungsverhalten nachhaltig zu verbessern. Die Umsetzungsphase des 360°Feedbacks ist daher entscheidend für die Wirksamkeit und die Akzeptanz des Instrumentes. Die ISPA consult GmbH bietet ihren Auftraggebern (persönlich oder virtuell) verschiedene Unterstützungsmaßnahmen an:

  • Ergebniscoachings (Transfergespräche)
  • Ergebnispräsentationen für verschiedene Gremien
  • Schulungen: Train-the-Trainer oder Führungskräfteschulung
  • Umsetzungsworkshops
  • Sonstige Beratungsleistungen: Einzelcoachings, Teamcoachings etc.
  • Maßnahmendokumentation nach einem 360°Feedback durch den Einsatz der ISPA-Software FAP (Follow-up Activity Planner)

Mehr hierzu:

Das 360°Feedback ist immer nur der Auftakt des nachfolgenden Veränderungsprozesses.

Dabei können folgende Hürden auftreten:

  • Das 360°-Feedback überrascht ggf. die Feedbackempfänger (z.B. Führungskräfte) und macht sie emotional betroffen.
  • Die Ergebnisse in Verhaltensänderungen zu „übersetzen“ führt ggf. zu Ratlosigkeit oder Überforderung.
  • Die Trennung von Relevantem und Irrelevantem kann ggf. nicht klar vollzogen werden.
  • Es fehlt ggf. ein „neutrales Gegenüber“, um die eigenen „blinden Flecken“ zu erkennen.

Ergebniscoachings haben sich als effektives Instrument zur Unterstützung erwiesen. Sie dauern meist 90 Minuten und werden persönlich oder virtuell durchgeführt.

„Sichern Sie ihre Investition ab“.

Wir unterstützen Sie beim Ergebniscoaching, indem wir uns intensiv auf die Coachings vorbereiten und sie durchführen. Ergebniscoachings – oder auch Transfergespräche genannt – nutzen Coachingtechniken, sind jedoch von klassischen Coaching-Prozessen abzugrenzen.

Ziel des Ergebniscoachings ist…

… die individuellen Ergebnisse zu sichten und zu diskutieren.

… die Ergebnisse mit der jeweiligen Führungskraft zu reflektieren und zu priorisieren.

… die Handlungsoptionen der Führungskraft abzuleiten und zu gewichten.

… die nächsten Schritte zu definieren und konkret zu planen.

Gerne erstellen und präsentieren wir die Gesamtergebnisse des 360°-Feedbacks im Kreise der Personalentwickler oder Führungskräfte. Dabei werden z.B. die wichtigsten Befunde und Ergebnisse auf Basis des Gesamtschnittes der Bewertungen aufbereitet. Idealerweise werden Handlungsfelder bzgl. Kompetenzmodellen, Führungswerten oder Leitlinien identifiziert und aufgezeigt, kommentiert und geeignete, erfahrungsgestützte Verbesserungsvorschläge ausgesprochen. Ggf. werden dabei die Anforderungen an „Führung“ neu definiert.

Wir unterstützen Sie bei der internen Qualifizierung von Multiplikatoren bzw. Coaches oder Führungskräften und vermitteln Ihnen unser Expertenwissen, um kompetent und effektiv weiterarbeiten zu können.

Schulungen: Train-the-Trainer oder Führungskräfte-Schulungen zu folgenden Prozessschritten:

  • Ergebnisse annehmen und persönliche Reflexion
  • Analyse der Ergebnisse
  • Erarbeitung von Handlungsfeldern
  • Kommunikation der Ergebnisse

Bei Bedarf und auf Wunsch übernehmen Moderatoren der ISPA consult GmbH – persönlich oder virtuell – die Durchführung von Umsetzungsworkshops oder Ideenworkshops inkl. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Workshops bieten die Möglichkeit zur Detaillierung und intensiven Diskussion der Feedbackergebnisse zwischen Feedbackempfänger und Feedbackgebern.

Einzelcoaching:

Ausgebildete Coaches übernehmen das Coaching der Feedbackempfänger und erarbeiten gemeinsam Lösungsalternativen und gezielte (Schulungs-) Maßnahmen z.B. zur Verbesserung des Führungsverhaltens.

Diese Form der Umsetzung bietet den größtmöglichen Nutzen, da individuell und zielgerichtet mit den Feedbackempfängern („im geschützten Raum“) Probleme und Lösungsansätze diskutiert werden können.

Teamcoaching:

Weisen die Feedbackergebnisse darauf hin, dass es in bestimmten Teams Handlungsbedarf gibt, so kann ein Teamcoaching ein geeignetes Mittel darstellen, um Verbesserungspotentiale zu heben und so zu einer Steigerung der Führungsqualität, des Führungsverhaltens und der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Auch hierbei unterstützen wir Sie gerne.

Speziell für die Umsetzungsphase bietet die ISPA consult GmbH die FAP (Follow-up Activity Planner) Software an. Es handelt sich hierbei um ein Controllinginstrument, mit dessen Hilfe die aus den 360°Feedbackergebnissen abgeleiteten Maßnahmen besser strukturiert und dokumentiert werden können. Somit behalten Sie den Überblick über die definierten Maßnahmen sowie deren Umsetzungsstatus.